Usługi IDC

Skuteczna odpowiedź na potrzeby Twojej firmy

Dzięki doświadczeniu zdobytemu w ciągu 25 lat współpracy z krajowymi i międzynarodowymi firmami z najróżniejszych sektorów rynku, IDC wypracowało szeroką gamę usług, będących konkretną odpowiedzią na potrzeby zarówno większych firm, jak i oczekiwań małych i średnich przedsiębiorstw.

Zaczynając od uważnego wsłuchania się w potrzeby naszych klientów, opracowaliśmy rozwiązania, z możliwością ich uzupełniania i personalizowania, zapewniając w ten sposób skuteczną odpowiedź na zapotrzebowanie firm na outsourcing i cyfryzację procesów, zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Oprócz wielu rozwiązań z zakresu outsourcingu procesów biznesowych i zarządzania informacjami, dostępne są również usługi doradztwa.

CYFRYZACJA

DEMATERIALIZACJA DOKUMENTÓW: Usługa, oferowana w ramach cyfrowej transformacji firmy, usprawnia zarządzanie dokumentami i optymalizuje procesy biznesowe poprzez dematerializację dokumentów papierowych i digitalizację dokumentówelektronicznych, a następnie umieszczenie ich w jednym archiwum cyfrowym.

Proces ten polega na przygotowaniu i poddaniu procesowi skanowania dokumentów papierowych w celu uzyskania odpowiednich obrazów, ich indeksowaniu, a następnie przekształcaniu w pliki PDF, które można udostępniać i przeglądać na specjalnej platformie. Nasi ludzie sprawdzają i w razie potrzeby normalizują i indeksują dokumenty już w formacie elektronicznym.

Daje to więc możliwość przeszukiwania każdego zdigitalizowanego dokumentu za pomocą kluczy wyszukiwania (metadanych) lub nawet poprzez wyszukiwanie treści, prowadząc do usprawnienia i podniesienia funkcjonalności przeglądania zarchiwizowanych dokumentów i udostępniania informacji, jednocześnie przy całkowitym wyeliminowaniu ryzyka uszkodzenia lub utraty dokumentów. Co więcej, po zakończeniu procesu digitalizacji dokumenty można poddać znormalizowanej cyfrowej ochronie i ewentualnie zniszczyć dokumenty papierowe.

Proces zarządzania dokumentami, który w ten sposób eliminuje zarządzanie dokumentami papierowymi i jego nieefektywność, proponując wydajny i zaawansowany system, w którym obrazy dokumentów można szybko i bezpiecznie wyszukiwać, przeglądać, pobierać, udostępniać i przechowywać.

 

ELEKTRONICZNE FAKTUROWANIE: Usługa elektronicznego fakturowania dla firm i administracji publicznej umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych i powiadomień w formacie XML z portalu, który można zintegrować z systemem zarządzania firmą.

IDC, jako pośrednik upoważniony do przesyłania danych do Systemu Wymiany, oferuje niezawodne i dostosowane do potrzeb klienta, skuteczne rozwiązanie, prowadzące do optymalizacji całego procesu fakturowania elektronicznego między osobami prywatnymi a administracją publiczną.

Rozwiązanie to umożliwia automatyczną konwersję plików do formatu XML, składanie podpisu cyfrowego klienta lub, w razie potrzeby, podpis Indicom (w przypadku wystawiania dokumentu w czyimś imieniu) oraz archiwizację faktur elektronicznych. Dodatkowo daje możliwość bezproblemowego przeglądania na specjalnym portalu faktur oraz informacji o ich doręczeniach, oraz importowania ich do systemu ERP w celu księgowania.

Propozycja skutecznego elektronicznego zarządzania fakturami, którą wybrało już wielu naszych klientów.

MIĘDZYNARODOWE ELEKTRONICZNE FAKTUROWANIE: IDC – Indicom Document Care od miesięcy podąża ścieżką internacjonalizacji swojej działalności, zaczynając od międzynarodowych usług elektronicznego fakturowania.

Obowiązkowe e-fakturowanie zostanie wprowadzone z dniem 1 stycznia 2024 r. w Rumunii. oraz 1 lipca 2024 r. w Polsce. Stopniowo wszystkie inne kraje pójdą w ich ślady, aż do 2028 r., kiedy fakturowanie elektroniczne zacznie obowiązywać we wszystkich 27. państwach członkowskich UE.

We Włoszech IDC zarządza elektronicznym fakturowaniem dla ponad 10 000 klientów i pośredniczy w wystawianiu około 20 milionów faktur, które wysyła, odbiera, publikuje i przechowuje cyfrowo.

Celem jest udostępnienie nowym klientom za granicą doświadczenia i wiedzy zdobytych przez prawie 10 lat elektronicznego fakturowania w naszym kraju, gdzie proces ten rozpoczął się w 2014 r. wraz z wprowadzenie takiego obowiązku w organach administracji publicznej.

 

ELEKTRONICZNE ZAMÓWIENIE NSO: Usługa NSO oferowana przez IDC umożliwia administracji publicznej państwowej służby zdrowia i ich dostawcom towarów i usług przesyłanie lub odbieranie zamówień elektronicznych w formacie UBL XMLza pośrednictwem Węzła Przekazywania Zamówień (NSO).

IDC oferuje kompletną usługę elektronicznego Zarządzania Zamówieniami, zgodnie z włoskim Rozporządzeniem Ministra z dnia 7 grudnia 2018 r.

Za pośrednictwem portalu NSO udostępnionego klientowi możliwe jest zarządzanie zamówieniami elektronicznymi również w formacie PDF, monitorowanie statusu plików i informacji o ich doręczeniach, a także pobieranie lub drukowanie zamówień.

Ponadto, bez dodatkowych kosztów, usługa NSO obejmuje również znormalizowaną cyfrową ochronę elektronicznych zamówień i odpowiedzi przekazywanych przez Węzeł Przekazywania Zamówień.

 

OCHRONA CYFROWA: Dzięki outsourcowanej, usłudze znormalizowanej Ochrony Cyfrowej klient gwarantuje pełną i trwałą ważność prawną swoich skomputeryzowanych dokumentów, zachowując wymogi autentyczności oryginału i integralności treści uzyskane podczas ich tworzenia. Dokumenty cyfrowe będą zatem miały taki sam skutek prawny jak dokumenty papierowe.

Dzięki outsourcingowi do IDC i delegowaniu cyfrowej ochrony dokumentów firmowych, przedsiębiorcy skorzystają ze specjalistycznej wiedzy technicznej i regulacyjnej, najnowocześniejszej technologii i wysoce wyspecjalizowanych zasobów.

 

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW PAPIEROWYCH: usługa IDC, która może idealnie zaspokoić specyficzne potrzeby każdego klienta, czerpiąc z wieloletniego doświadczenia w przechowywaniu oryginalnych dokumentów.

Usługa archiwizacji dokumentów papierowych IDC obejmuje każdy etap procesu, od przyjęcia dokumentów do ich ostatecznego zniszczenia, i jest wykonywana przez ekspertów archiwistów akredytowanych przez Organy Nadzoru Archiwizacji.

Oryginalne dokumenty papierowe są bowiem katalogowane w oparciu o rygorystyczną klasyfikację archiwizacji, pakowane w pudełka i przenoszone do znormalizowanych repozytoriów z zachowaniem maksymalnych środków bezpieczeństwa.

Kompleksowa usługa outsourcingu, która gwarantuje klientom bezpieczną archiwizację oryginalnych dokumentów i możliwość zwolnienia wewnętrznej przestrzeni firmy.

 

USŁUGI OUTSOURCINGU PROCESÓW BIZNESOWYCH

ZARZĄDZANIE CYKLEM ZOBOWIĄZAŃ: Usługa outsourcingu zarządzania cyklem zobowiązań automatyzuje cały proces otrzymywania, rejestrowania, kontrolowania i wprowadzania faktur od dostawców wraz z powiązanymi dokumentami, upraszczając i optymalizując działalność księgową działu administracyjnego.

Dzięki odpowiednim narzędziom i wysoko wykwalifikowanemu personelowi IDC jest w stanie zarządzać fakturami otrzymywanymi w dowolnym formacie (XML, papier, PDF, EDI itp.), wyodrębniając dane niezbędne do przeprowadzenia uzgodnienia powiązanych dokumentów (zamówień i listów przewozowych), a następnie rejestracji otrzymanych faktur.

Propozycja obejmuje 2 różne tryby zarządzania:

  • automatyczny, który zapewnia wyodrębnianie danych bezpośrednio z otrzymanego pliku (niezależnie od jego formatu), korektę wszelkich błędów, dopasowanie do plików zwrotnych dostarczonych przez klienta (plik główny dostawcy, plik zamówienia i plik DDT), a na koniec utworzenie 2 formatów końcowych, które będą zaimportowane do systemu ERP klienta, jeden z poprawnymi dokumentami, a drugi z nieprawidłowościami
  • ręczny, z udziałem naszych pracowników, którzy bezpośrednio uzyskują zdalny dostęp do systemu ERP w celu rejestrowania faktur, tak jakby faktycznie byli częścią kadr firmy.

Co więcej, wszystkie otrzymywane faktury będzie można deponować na wspólnej platformie dokumentów i w ogólnym systemie znormalizowanej ochrony cyfrowej, dostępnym do wglądu wewnętrznego oraz udostępnianym na potrzeby przewidziane prawem, co przełoży się na wyeliminowanie kosztów przechowywania, wyszukiwania, a nawet przeglądania dokumentów podatkowych.

Usługa jest konfigurowalna i kompleksowa, wybrało ją wielu naszych klientów, doceniających oferowane przez IDC 25-letnie doświadczenie w zarządzaniu procesami dokumentowymi oraz dostarczaną najnowocześniejszą technologię.

 

ZARZĄDZANIE RAPORTAMI WYDATKÓW: Usługa ta jest idealnym rozwiązaniem umożliwiającym delegowanie naszym wykwalifikowanym i doświadczonym operatorom wszystkich działań związanych z procesem zarządzania raportami wydatków.

Rozwiązanie jest modułowe i obejmuje wszystkie etapy procesu: od wprowadzania wydatków w aplikacji, przez weryfikację i kontrolę polityki korporacyjnej klienta, po księgowanie raportu wydatków, zarządzanie nieprawidłowościami i, w celu zakończenia procesu, znormalizowaną cyfrową ochronę paragonów.

Raporty wydatków mogą być sporządzone zarówno w formie papierowej, poprzez przygotowanie dokumentów, a następnie ich zeskanowanie, jak i cyfrowej, poprzez wysłanie obrazów przez pracownika za pomocą smartfona.

Usługa IDC pozwala zatem na całkowitą dematerializację i digitalizację procesu zarządzania raportami wydatków, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi tworzenia i przechowywania skomputeryzowanych dokumentów o znaczeniu podatkowym.

ZAPLECZE ADMINISTRACYJNE: W ramach szerokiej gamy rozwiązań outsourcingowych IDC oferuje liczne usługi administracyjne, księgowe i controlingowe, z możliwością ich modyfikowania i dostosowywania do potrzeb klienta.

Nasi konsultanci wyspecjalizowani w dziedzinie finansów i controllingu przeprowadzają analizę istniejącej rzeczywistości biznesowej w celu określenia procesów, którymi można zarządzać modułowo, a także zoptymalizowania ich organizacji.

Dzięki dostępności wysoko wykwalifikowanych operatorów, a także ekspertów w dziedzinie administracji, księgowości i controlingu, wszystkie usługi są wykonywane profesjonalnie, w pełnej zgodności z uzgodnionymi umowami SLA i przy odpowiednim wsparciu IT .

W przypadku każdej zamówionej usługi operatorzy IDC dostarczą Klientowi odpowiednie dane wyjściowe i niezbędne raporty, zgodnie z wcześniej ustalonymi terminami i wymaganiami, wykorzystując w tym celu systemy, aplikacje i narzędzia używane przez Klienta. W przypadku start-upów lub mniejszych firm nasi operatorzy mogą zarządzać całą działalnością księgową i controlingową w ramach pełnego outsourcingu na systemach Indicom w trybie Saas.

Zlecając w formie outsourcingu całość lub części działań związanych z kontrolą i rejestracją, klient będzie w stanie zredukować koszty i czas związany z administracyjnymi obowiązkami back office, powierzając tę pracę wykwalifikowanemu i przeszkolonemu personelowi, a przede wszystkim będzie w stanie uwolnić swoje zasoby, przeznaczając je na działania ukierunkowane na podstawową działalność firmy.

ZARZĄDZANIE PEC: Modułowe rozwiązanie do zarządzania PEC umożliwia centralizację, organizację i archiwizację wiadomości e-mail z różnych skrzynek pocztowych, automatyzując zasady archiwizacji i usuwania oraz deponowania wiadomości w systemie znormalizowanej ochrony.

Platforma dokumentów PEC Management, stworzona w odpowiedzi na rosnącą potrzebę struktur w zakresie uproszczenia zarządzania certyfikowanymi wiadomościami poczty elektronicznej i zagwarantowania ich długotrwałej wartości prawnej, umożliwia tworzenie archiwum wszystkich wysyłanych i odbieranych certyfikowanych wiadomości poczty elektronicznej, zorganizowanych zgodnie z predefiniowanymi logikami aplikacji, centralizując w ten sposób zarządzanie wszystkimi instytucjonalnymi i usługowymi certyfikowanymi skrzynkami poczty elektronicznej.

Co więcej, usługa gwarantuje zgodne z przepisami cyfrowe przechowywanie wiadomości PEC w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami i przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa.

 

SPECJALISTYCZNE WPROWADZANIE DANYCH: Usługa wprowadzania danych umożliwia outsourcing działań związanych z wprowadzaniem danych do przeszkolonego i wykwalifikowanego personelu IDC, uwalniając w ten sposób zasoby wewnętrzne od powtarzalnych zadań o niskiej wartości dodanej. Rozwiązanie, które można dostosować do konkretnych potrzeb klienta, obejmuje zarówno ręczne wprowadzanie danych, jak i – w miarę możliwości – automatyczne wprowadzanie danych.

Dzięki doświadczeniu zdobytemu przez prawie 25 lat, nasi pracownicy są w stanie wprowadzić dane dla każdego rodzaju dokumentu: dokumentów podatkowych, medycznych lub bankowych, umów, dokumentacji związanej z rachunkami, dowodami dostawy lub fakturami; do archiwów danych głównych, dokumentacji, rejestrów i różnych formularzy.

Jesteśmy w stanie zaoferować wysokiej jakości usługę, w której poziom błędu jest niemal zerowy; wprowadzanie danych odbywa się również poprzez zapewnienie całkowitej poufności zarządzanych informacji i dokumentów.

 

ZARZĄDZANIE UMOWAMI: Outsourcingowa usługa zarządzania umowami oferowana przez IDC jest skutecznym rozwiązaniem dla tych firm, które muszą otrzymywać i kontrolować dane i dokumenty, a także rejestrować i prowadzić proste lub złożone procedury.

Usługa zapewnia weryfikację i walidację otrzymanych dokumentów, a na żądanie także ich rejestrowanie, datowanie i katalogowanie przez naszych operatorów, zgodnie z zasadami biznesowymi uzgodnionymi z klientem oraz obowiązującymi przepisami.

Korzystanie z dedykowanych aplikacji i procedur zmniejsza liczbę błędów i opóźnień w procesach walidacji i rejestracji. Zapewnia to poprawność i zgodność w procesie obsługi przetwarzanych plików.

DORADZTWO BIZNESOWE

DORADZTWO PRAWNE: W obliczu stale zmieniających się przepisów w zakresie zarządzania procesami dokumentowymi w przedsiębiorstwach, firma IDC oferuje usługę doradztwa regulacyjnego, dążąc do zagwarantowania swoim klientom stałą zgodność z najnowszymi zmianami regulacyjnymi, a tym samym zapewnienia cennego wsparcia w ich stosowaniu w ramach przepływów firmowych.

Usługa, która może być dostosowana do wymagań klienta, zapewnia ciągłą aktualizację w odniesieniu do zmian regulacyjnych w dziedzinie dematerializacji dokumentów i cyfryzacji procesów wewnętrznych oraz obejmuje takie działania jak analiza procesów, szkolenie kierownika ds. ochrony oraz doradztwo podatkowe i prawne.

Dzięki umiejętnościom, które zdobyliśmy w ciągu prawie dwudziestu lat doświadczenia, o czym świadczą również uzyskane przez nas certyfikaty, jesteśmy w stanie towarzyszyć firmom w złożonej sieci przepisów regulujących cyfryzację procesów biznesowych, zapewniając nie tylko pełną zgodność, ale także świadomość niezbędną do zarządzania zmianami cyfrowymi.

Leggi la politica sul trattamento dei dati personali

Resta aggiornato!

Iscriviti alla nostra Newsletter per ricevere i nostri ultimi aggiornamenti dedicati alla digitalizzazione aziendale e al business process outsourcing 

Leggi la politica sul trattamento dei dati personali

Check the policy on the processing of personal data