Dematerializzazione dei documenti
Dall’archivio cartaceo all’archiviazione digitale, per una migliore ed innovativa dematerializzazione dei documenti
Nell’ottica della trasformazione digitale aziendale, il servizio consente di migliorare la gestione documentale e ottimizzare i processi aziendali attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione dei documenti elettronici, che saranno così a disposizione in un unico archivio digitale.
Il processo prevede che i documenti cartacei, dopo essere stati preparati e sottoposti ad un processo di scansione per la produzione delle corrispondenti immagini e alla successiva indicizzazione, vengano trasformati in file PDF condivisi e resi consultabili su una piattaforma documentale. Le nostre risorse controllano, eventualmente normalizzano ed indicizzano i documenti già in formato elettronico.
Sarà quindi possibile ricercare ciascun documento digitalizzato tramite l’utilizzo di chiavi di ricerca (metadati) o anche mediante ricerche sul contenuto, consentendo così di visualizzare i documenti archiviati e condividere le informazioni in maniera più rapida e funzionale, eliminando inoltre completamente il rischio di danneggiamento o perdita dei documenti. Infine, terminato il processo di digitalizzazione dei documenti, potranno essere sottoposti a conservazione digitale a norma con eventuale distruzione dei documenti cartacei.
Un processo di gestione documentale che permette così di superare la gestione cartacea e le sue inefficienze grazie ad un sistema efficiente ed avanzato, in cui poter ricercare, consultare, scaricare, condividere e conservare le immagini dei documenti in modo rapido e sicuro.
La dematerializzazione dei tuoi documenti
1
Presa in carico dei documenti
I documenti cartacei ricevuti vengono preparati e scansionati generando le rispettive immagini in formato PDF. I documenti elettronici vengono quindi controllati e normalizzati.
2
Archiviazione dei documenti
Indicizzazione dei documenti attraverso l’associazione dei file inviati dal Cliente con le immagini acquisite tramite scansione. Le anomalie individuate vengono segnalate al Cliente e gestite fino alla risoluzione.
3
Consultazione dei documenti
Il Cliente può ricercare, consultare, condividere e scaricare rapidamente le immagini dei documenti dal portale di gestione documentale online.
4
Distruzione dei documenti scaduti
Il Cliente sceglie se conservare a norma i documenti digitalizzati oppure conservare gli originali cartacei in depositi a norma in linea con le misure e gli standard di sicurezza richiesti.
I vantaggi della dematerializzazione dei documenti
Trasformando l’archivio cartaceo in archivio digitale, elimini il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti
Puoi ricercare, consultare e condividere i documenti aziendali in tempi rapidi
La dematerializzazione dei documenti ti consente di ridurre notevolmente i costi di stoccaggio e gestione documentale
Recuperi gli spazi fisici destinati all’archiviazione cartacea
Grazie ad una gestione documentale efficiente, migliori le relazioni con Clienti e Fornitori