Gestione delle note spese
Il servizio rappresenta la soluzione ideale per delegare alle nostre risorse qualificate ed esperte tutte le attività del processo di gestione delle Note Spese aziendali.
La soluzione è modulare ed include tutte le fasi del processo: dall’inserimento delle spese sull’apposita app alla verifica e controllo delle policy aziendali previste dal Cliente fino alla contabilizzazione della nota spesa, dalla gestione delle anomalie e, per completare il processo, alla conservazione digitale a norma dei giustificativi.
La ricezione delle note spese è possibile sia in forma cartacea, mediante la preparazione dei documenti e successiva scansione degli stessi, oppure digitale, tramite l’invio delle immagini da parte del dipendente tramite smartphone.
Il servizio IDC consente quindi una completa dematerializzazione e digitalizzazione del processo di gestione delle note spese, nel rispetto delle norme vigenti in materia di formazione e conservazione di documenti informatici fiscalmente rilevati.
Soluzioni in outsourcing per la gestione delle note spese
1
PRODUZIONE DELLA NOTA SPESA
IDC riceve la nota spese dal dipendente e prepara i documenti; attraverso tecnologie di riconoscimento ottico avanzate (OCR) o attività di data entry, effettua quindi l’estrazione dei dati dall’immagine
2
CONTROLLO IN BASE ALLE POLICY AZIENDALI
Le risorse IDC ricevono e verificano le note spese affinché le policy stabilite dall’azienda Cliente vengano rispettate, con eventuale segnalazione delle anomalie
3
GESTIONE DELLE ANOMALIE RISCONTRATE E VALIDAZIONE
Gli operatori IDC segnalano al Cliente l’anomalia individuata così che questa possa essere gestita e risolta
4
CONTABILIZZAZIONE DELLA NOTA SPESA
Gli operatori IDC registrano i documenti collegandosi in remoto ad un client del sistema di contabilità dell’Azienda Cliente (o tramite un applicativo di supporto)
5
CONSERVAZIONE A NORMA
IDC conserva a norma di legge per 10 anni le note spese e i giustificativi; il servizio include quindi l’esibizione a Norma online su portale dedicato.
I vantaggi
Maggiore efficienza
Maggior efficienza nel processo di validazione e liquidazione della nota spesa
Controllo
Rispetto dei limiti imposti dalle policy aziendali
Conversione
Conversione dei costi fissi in costi variabili
Abbattimento
Abbattimento dei tempi di gestione
Riduzione del rischio
Riduzione del rischio di rimborso di spese errate o non giustificate
Riduzione dei costi
Diminuizione delle complessità legate alla gestione cartacea
Recupero iva
Ottimizzazione dell’attività di recupero dell’IVA
Qualità delle performance
Ottimizzazione delle performance e garanzia del rispetto degli SLA