Il servizio di gestione del ciclo passivo in outsourcing consente di automatizzare l’intero processo di acquisizione, registrazione, controllo e inserimento delle fatture fornitori e dei documenti ad esse collegati, semplificando e ottimizzando pertanto l’attività di contabilizzazione del reparto amministrativo.
Grazie a strumenti adeguati e a personale altamente qualificato, IDC è infatti in grado di gestire le fatture passive in qualunque formato (XML, cartaceo, PDF, EDI, …) estraendo i dati necessari per effettuare l’attività di riconciliazione dei documenti collegati (ordini e DDT) e infine la successiva registrazione delle fatture ricevute.
La proposta prevede 2 diverse modalità di gestione:
- automatica, che prevede l’estrazione dei dati direttamente dal file ricevuto (qualunque esso sia), la correzione di eventuali errori, il match con i file di riscontro forniti dal Cliente (anagrafica fornitori, file Ordine e file DDT) e infine la creazione di 2 output, da importare sull’ERP del Cliente, uno con i documenti corretti e l’altro con le anomalie
- manuale, con le nostre risorse che accedono direttamente da remoto all’ERP per effettuare la registrazione delle fatture, come se fossero effettivamente parte integrante dell’organico aziendale.
Infine, tutte le fatture passive potranno essere versate in una piattaforma documentale e in un unico sistema di Conservazione Digitale a norma, disponibili per la consultazione interna e per l’esibizione a norma, eliminando in questo modo i costi di stoccaggio, ricerca e perciò anche consultazione dei documenti fiscali.
Il servizio è personalizzabile e completo, scelto infatti da molti nostri Clienti per l’esperienza venticinquennale di IDC nell’ambito della gestione dei processi documentali e per le tecnologie all’avanguardia a nostra disposizione.
Da 20 anni semplifichiamo la gestione del ciclo passivo delle aziende
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Ricezione dei documenti in differenti formati (documenti cartacei, PDF, EDI, XML,…) tramite area SFTP di IDC (per i documenti elettronici) o mediante ritiro delle scatole (per i documenti cartacei)
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Preparazione e caricamento su database delle anagrafiche e dei metadati
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Estrazione dei dati:
1. Per i documenti in formato elettronico (fatture elettroniche B2B, PA, Intercompany): lettura dati automatica attraverso tecnologie di riconoscimento ottico avanzato (OCR) che garantiscono livelli di accuratezza elevati o XML
2. Relativamente alle e-mail o PEC con fatture passive PDF in allegato: estrazione allegati e apposizione di barcode
3. Per i documenti cartacei: preparazione, apposizione barcode su etichetta e scansione
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Integrazione dei dati con le informazioni presenti sul sistema Cliente ed inserimento delle informazioni complementari
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Validazione e registrazione delle fatture passive con gestione tempestiva di eventuali anomalie sui documenti
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Archiviazione delle immagini generate in fase di acquisizione per la consultazione
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Produzione del file di output per importare facilmente le fatture passive direttamente sul tuo sistema gestionale – ERP ed effettuare le successive attività di contabilizzazione
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Conservazione digitale a Norma dei documenti gestiti per 10 anni e Esibizione a Norma su portale dedicato
Il ciclo passivo con IDC
Ricezione multiformato e multicanale dei documenti
Siamo in grado di gestire e standardizzare documenti in qualunque formato provenienti da diversi canali: posta tradizionale, e-mail, PEC e e-mail ordinaria, flussi EDI, file in formato XML-PA, …
Registrazione delle fatture
Disponiamo di personale formato e strumenti adeguati che ci consentono pertanto di indicizzare i documenti tramite più modalità (estrazione automatizzata OCR / XML o anche tramite operatore a seguito di verifiche e con le anagrafiche esistenti)
Matching fatture fornitori
Garantiamo la registrazione e la quadratura dei documenti tramite doppio match (automatica o con intervento dell’operatore)
Anomalie, alert e controlli
Dal portale puoi definire per ogni campo dei controlli bloccanti o alert per la verifica da parte dell’operatore. Il sistema garantisce inoltre una migliore gestione e controllo delle anomalie grazie alla comparsa, in fase di validazione, di una finestra che mostra le problematicità riscontrate
Funzioni accessorie
La nostra proposta ti permette di gestire le spese accessorie presenti nel documento come l’imposta di bollo, le spese di trasporto, le spese di imballo, CONAI, RAE, spese bancarie e altre spese varie. Puoi inoltre effettuare una ricerca puntuale dei documenti in base a criteri proposti e ricevere infine via e-mail un report di statistiche periodico
Soluzione modulabile e personalizzabile
Scegli se delegare in outsourcing ad IDC l’intera gestione del ciclo passivo oppure esternalizzare solo una parte delle attività (dematerializzazione delle fatture fornitori per la consultazione online, registrazione dei documenti sul gestionale, riconciliazione, conservazione a norma)
Gestione del ciclo passivo: quali vantaggi?
Qualunque formato
Puoi inviarci i documenti da gestire in qualunque formato
Semplifichi l'attività
Semplifichi l’attività svolta dal tuo reparto amministrativo nell’ambito del processo procure to pay
Maggiore controllo
Grazie all'attività di riconciliazione, hai maggiore controllo sulla presenza di errori o di eventuali anomalie
Riduci i tempi
Riduci notevolmente i tempi di registrazione delle fatture passive e dell’attività di contabilizzazione
Liberi le risorse
Liberi le tue risorse da un’attività a basso valore aggiunto: potranno svolgere così compiti più in linea con il tuo core business