ECM: Enterprise Content Management per i processi aziendali
La proposta ECM di Indicom a supporto della digital transformation
Stiamo attraversando una fase di profondi cambiamenti per le realtà aziendali, dietro la spinta delle innovazioni normative, della ricerca della massima efficienza dei propri processi e grazie all’apporto sostanziale dell’evoluzione tecnologica.
La digital transformation sta comportando importanti evoluzioni nelle attività e nei processi organizzativi dei classici modelli di business, cambiando radicalmente il modo di lavorare all’interno delle aziende.
Le organizzazioni moderne tendono infatti sempre di più ad eliminare il tradizionale supporto cartaceo, affidandosi alla digitalizzazione dei documenti e, più in generale, dei propri processi.
Proponendo l’impiego di un Enterprise content management (ECM) ad integrazione dei propri servizi di digitalizzazione documenti, fatturazione e elettronica e business process outsourcing, IDC offre l’opportunità di cogliere appieno le potenzialità della digital transformation.
Come funziona l’ECM? I documenti aziendali di qualsiasi formato vengono importati e indicizzati su una piattaforma centralizzata. Le informazioni così organizzate sono facilmente reperibili e consultabili. I dati presenti in archivio possono quindi essere modificati e integrati in base alle regole aziendali.
La digitalizzazione e, in alcuni casi, l’automatizzazione dei processi, permette alle aziende di ottimizzare i propri iter procedurali e di ridurre i costi legati alla gestione dei documenti. Inoltre, libera le proprie risorse da compiti ripetitivi e a ridotto valore aggiunto quali, ad esempio, il data entry e la ricerca o gestione manuale dei documenti cartacei.
La proposta ECM di Indicom
L’Enterprise Content Management è molto più di una semplice gestione e archiviazione digitale dei documenti. L’ECM è parte integrante dell’infrastruttura IT aziendale ed è pertanto in grado di automatizzare e di mettere in collegamento processi ricchi di documenti.
Digitalizzazione
I documenti cartacei ricevuti vengono preparati ed acquisiti via scanner. I documenti elettronici vengono quindi presi in carico e controllati.
Indicizzazione
Ai documenti digitalizzati vengono associati i metadati mediante data-entry o tramite associazione con il file guida del Cliente. Indicom segnala quindi eventuali anomalie e carica i dati sul portale documentale
Gestione e ricerca
Tramite il Portale documentale, il Cliente può ricercare, consultare, condividere e scaricare, ma anche caricare in maniera rapida, veloce ed efficiente i documenti digitali
Processi Digitali
I documenti digitalizzati possono attivare e prendere parte a processi di business workflow ed essere inoltre avviati alla conservazione digitale a norma
I vantaggi dell'ECM di IDC
Recupero degli spazi fisici destinati all'archiviazione
Riduzione del tempo per la ricerca, consultazione e condivisione dei documenti
Accesso condiviso e controllato a documenti, con assegnazione al singolo utente di task e diritti
Gestione di file multiformato
Maggiore sicurezza nella gestione dei documenti con controllo selettivo e monitorato degli accessi
Accesso remoto e smart a documenti e processi aziendali