Scopriamo nel nostro approfondimento le principali caratteristiche del contrassegno elettronico

Il contrassegno elettronico garantisce alla copia analogica di un documento informatico l’accesso e la verifica della corrispondenza.

L’azione del legislatore in ambito digitalizzazione e dematerializzazione si è fatta sempre più intensa negli ultimi 20 anni. Dalla pubblicazione del CAD, nel 2005, fino alle più recenti Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione, tutto si è spostato verso un passaggio sempre più veloce, e quantomai necessario, dalla carta al digitale.

Esistono però, all’interno del panorama normativo italiano, casi in cui è prevista la produzione di una copia/duplicato/estratto cartaceo di un originale informatico. Come sappiamo, la stampa di un documento informatico porta alla naturale perdita di tutti quegli elementi che ne garantiscono la validità probatoria. Un esempio su tutti è la firma digitale.

Contrassegno elettronico: cos’è

Con contrassegno elettronico si fa riferimento a una tecnica grafica informatica in grado di riprodurre, tramite una sequenza di bit interpretata da appositi software di lettura, un documento informatico o una sua copia, estratto o duplicato.

Il barcode, o il più recente QR code, sono solo alcuni degli esempi di contrassegno elettronico disponibili. Quest’ultimo, grazie a tecnologie sempre più evolute, può contenere al suo interno un semplice indirizzo web che rimanda al documento originale. In alternativa può contenere lo stesso documento.

La validità

Ma qual è la validità di questa copia analogica con apposto il contrassegno rispetto al documento informatico dalla quale è generato? Il CAD stabilisce, all’articolo 23 comma 2-bis, che la presenza del contrassegno sostituisce, a tutti gli effetti di legge, la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale. Inoltre, non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico:

2-bis. Sulle copie analogiche di documenti informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con le Linee guida, tramite il quale è possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I soggetti che procedono all’apposizione del contrassegno rendono disponibili gratuitamente sul proprio sito Internet istituzionale idonee soluzioni per la verifica del contrassegno medesimo.