Quali sono le tipologie di documenti utilizzabili tramite la piattaforma NSO (Nodo Smistamento Ordini)?

Non è certo una novità: a seguito della proroga, si prevede che a febbraio 2020 entrerà in vigore l’obbligo di gestire gli ordini in modalità telematica tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO). Dopo aver spiegato – nei precedenti articoli –cos’è l’NSO e quali sono le tre tipologie di business o ordinazioni previste, restano ora da analizzare le quattro categorie di documenti possibili utilizzabili tramite NSO: Ordine, Ordine pre-concordato e Risposta.

Ognuno di questi documenti può/deve essere utilizzato nell’esecuzione dei vari processi. A sua volta, può assumere diverse forme a seconda se si tratti di situazioni di primo invio, modifica o richiesta di annullamento. Vediamo nel dettaglio come si declinano i diversi documenti.

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Nodo Smistamento Ordini: il documento “Ordine”

Composto da una o più linee d’ordine con le quali vengono indicati i beni e/o i servizi venduti, la quantità e il prezzo, l’Ordine è emesso dal cliente e inviato al fornitore. Il documento può avere tre diverse forme a seconda all’esigenza che si ritrova a soddisfare:

1. Ordine iniziale: è l’ordine che, partendo dalla Pubblica Amministrazione all’indirizzo del fornitore, determina i beni e/o i servizi che si intendono acquistare;

Ordine iniziale collegato: le Regole Tecniche (vers. 4.0.1) hanno introdotto questo nuovo sotto-tipo particole di Ordine iniziale. Il documento presenta il riferimento al Documento collegato e l’indicazione all’interno del tracciato XML che si tratta di, appunto, un semplice collegamento (“Connected”). L’Ordine iniziale collegato può essere utilizzato esclusivamente per tenere memoria che il nuovo processo che si intende avviare è collegato ad un processo precedente. Inoltre, non deve mai essere usato al posto degli altri strumenti (Ordine di revoca, Ordine sostitutivo e Ordine di riscontro) appositamente realizzati per revocare, sostituire (o integrare), confermare o rifiutare un altro Documento.

Ordine iniziale di convalida: introdotto dalle Regole Tecniche versione 4.1.1, l’ordine iniziale di convalida è una variante dell’Ordine iniziale utilizzato per sanare quella situazione in cui, eccezionalmente, una fattura sia stata erroneamente inviata senza la preventiva emissione del relativo ordine di acquisto. Nell’ordine iniziale di convalida è presente il riferimento alla fattura da regolarizzare e l’indicazione che si tratta della convalida di fattura (“Invoice”) e va utilizzato esclusivamente per convalidare una fattura emessa in assenza della relativa ordinazione della fornitura e non deve mai essere usato al posto degli altri ordini.

L’ordine di revoca e quello sostitutivo

2. Ordine di revoca: la revoca di un ordine può avvenire sia su richiesta del fornitore sia su volontà stessa del cliente. Al suo interno l’ordine di revoca deve contenere l’indicazione che si tratta di una “Revoca” e, contestualmente, il riferimento all’ordine che si intende revocare;

3. Ordine sostitutivo: questo tipo di ordine sostituisce uno già emesso in precedenza. Al suo interno conterrà tutte le nuove linee d’ordine, l’indicazione che si tratta di una “Modifica” e il riferimento all’ordine originale che si intende modificare

L’Ordine di riscontro

Ordine di riscontro: l’ultima versione delle Regole Tecniche ha influito anche sul tipo documento “Ordine di riscontro”, passato ora a semplice sotto-tipo particolare dell’Ordine iniziale. Al netto di questa modifica, non cambiano le peculiarità del documento che rimangano sempre le stesse. L’Ordine di riscontro è utile alla Pubblica Amministrazione per confermare, declinare o sostituire un Ordine pre-concordato o una Risposta inviati dal fornitore.

Al pari dei documenti fin ora analizzati, anche l’Ordine di riscontro assume tre diverse forme:

– Ordine di riscontro per conferma: è un documento che ha facoltà di confermare un Ordine pre-concordato o una Risposta. Contiene al suo interno l’indicazione che si tratta di una “Conferma” e il riferimento ai documenti che intende confermare.

– Ordine di riscontro per diniego: al contrario del documento precedente, l’Ordine di riscontro per diniego rifiuta i documenti inviati dal fornitore (Ordine pre-concordato e Risposta). Contiene l’indicazione che si tratta di un “Rifiuto” oltre il riferimento ai documenti che intende rifiutare.

– Ordine di riscontro sostitutivo: documento completo di tutte le linee d’ordine. Usato dal cliente per rispondere a un Ordine pre-concordato o a una Risposta. Contiene al suo interno l’indicazione che si tratta di una “Sostituzione” e il riferimento all’Ordine o alla Risposta che si intende sostituire.

Gli Ordini di riscontro sostitutivi e quelli per diniego hanno la facoltà di rimpiazzare e annullare i documenti a cui fanno riferimento. L’Ordine di riscontro riferito a un Ordine pre-concordato revocato non ha effetti.

In linea generale Sostituzioni e Revoche rimpiazzano e annullano sia l’ordine indicato al proprio interno sia tutte le altre Sostituzioni e Revoche già trasmesse e riferite al medesimo ordine iniziale.

Nodo Smistamento Ordini: il documento “Ordine pre-concordato”

La peculiarità principale del documento Ordine pre-concordato riguarda il fatto che viene utilizzato solo nel processo di business Ordinazione pre-concordata, ovvero, come già detto, quel tipo di ordinazione che invece di avere inizio dalla Pubblica Amministrazione parte dal fornitore a seguito di precedenti accordi.

Il documento mantiene, nelle sue tre differenti declinazioni, le stesse forme del documento ordine; per cui un ordine pre-concordato potrà essere iniziale, di revoca e sostitutivo.

Nodo Smistamento Ordini: il documento “Risposta”

La Risposta è il documento attraverso il quale il fornitore conferma la ricezione, accetta, rifiuta o propone delle modifiche all’ordine ricevuto dal cliente. Come già visto in precedenza, i canali attraverso i quali è possibile far pervenire il documento risposta alla Pubblica Amministrazione possono essere quelli tradizionali (telefono, fax, e-mail, ecc.) oppure attraverso il Nodo Smistamento Ordini.

Nel caso di Ordinazione semplice la risposta del fornitore potrà avvenire solo attraverso canali tradizionali. Nel caso di Ordinazione completa, invece, la risposta potrà essere inviata tramite canali tradizionali o piattaforma NSO; a definirne le modalità saranno le condizioni contrattuali poste in essere dai due contraenti.

Le tipologie dell’Ordine di risposta

Così come accade per il documento ordine, anche la risposta può avere diverse forme:

Risposta di ricezione: introdotta con l’aggiornamento delle Regole Tecniche, questo nuova tipologia di documento è utilizzata dal fornitore per comunicare al Cliente che ha ricevuto l’Ordine ma non lo ha ancora processato. È una comunicazione che non contiene alcuna indicazione su tempi e le modalità di erogazione dell’Ordine.Al contempo, non contiene al suo interno alcuna linea d’ordine, quanto piuttosto l’indicazione che si tratta di una “ricezione” (“AB”) e il riferimento all’Ordine che si comunica di aver ricevuto.

Risposta di accettazione: trattasi di un documento privo di linee d’ordine ma contenente soltanto l’indicazione che indica la natura del documento, “Accettazione”, e il riferimento all’ordine. In alternativa, come specificato nelle Regole Tecniche, «salvo che non sia previsto diversamente da norme, usi commerciali o accordi tra le parti, il Fornitore è tenuto a trasmettere la Risposta solo se intende declinare o modificare l’Ordine, pertanto l’assenza di Risposta equivale ad accettazione dell’Ordine»;

Risposta di diniego: documento che non prevede l’uso di linee d’ordine ma soltanto l’indicazione che si tratta di un “Rifiuto” e il riferimento all’ordine rifiutato;

Risposta con modifiche: oltre all’indicazione che si tratta di una “Modifica” e il riferimento all’ordine originario da modificare, questa tipologia di documento dovrà contenere al suo interno tutte le linee d’ordine, sia quelle da mantenere sia quelle da modificare.

Risposte di diniego e Risposte con modifiche annullano e integrano oltre all’ordine a cui fanno riferimento, anche le relative modifiche/revoche trasmesse in precedenza. Inoltre, non ha alcune effetti la Risposta a un Ordine revocato.

Eugenio Staltari Ferraro

Digital Consultant