Digitalizzazione dei documenti PA
Digitalizzazione dei documenti PA:
la soluzione per la dematerializzazione e la gestione online degli archivi di Enti Locali
Nell’ambito delle soluzioni in outsourcing, IDC propone il servizio di digitalizzazione dei documenti PA e degli archivi dedicato agli Enti Pubblici.
La soluzione, studiata per integrare la gestione cartacea, consente di digitalizzare specifiche tipologie documentali concordate con il Cliente, e di averle a propria disposizione sul portale dell’Ente o di IDC.
L’intera attività di digitalizzazione dei documenti PA è in carico ai nostri specialisti qualificati e accreditati presso le varie Soprintendenze Archivistiche con comprovata esperienza nel settore, ed è realizzata utilizzando tecnologie hardware e software all’avanguardia, in grado quindi di assicurare la totale integrità degli originali cartacei in lavorazione e la massima risoluzione delle immagini scansionate.
Trasformando una parte dell’archivio cartaceo in archivio digitale, le Imprese avranno i documenti digitalizzati sempre a propria disposizione, risolvendo così le comuni problematiche quali, ad esempio, i tempi di ricerca elevati, lo smarrimento e la perdita di dati, la difficoltà nella ricerca o la condivisione in contemporanea con più utenti del medesimo documento. A completamento del servizio, i documenti scansionati e indicizzati possono essere sottoposti a Conservazione Digitale a norma, come è previsto dall’attuale normativa.
Sei un’impresa? Scopri il servizio di digitalizzazione dei documenti
La digitalizzazione degli archivi PA con Indicom
REDAZIONE DEL PROGETTO ARCHIVISTICO
Elaborazione del Progetto archivistico, con descrizione dettagliata dell’attività proposta
Invio del progetto
Il Progetto elaborato viene inviato alla Soprintendenza Archivistica competente per territorio, chiedendone l’approvazione
Approvazione del progetto
Se il Progetto viene approvato dalla Soprintendenza, la digitalizzazione dei documenti è pertanto autorizzata
Presa in carico e scansione
I documenti sono ritirati dalla sede del Cliente, quindi trasportati in sicurezza presso i laboratori di digitalizzazione ed infine scansionati utilizzando scanner veloci, di alta qualità e ad alta risoluzione
Indicizzazione
Gli operatori IDC effettuano l’indicizzazione dei documenti tramite interpretazione OCR dei caratteri stampati, integrata alla validazione e/o integrazione manuale dei dati. Le anomalie individuate vengono pertanto segnalate al Cliente e gestite fino alla risoluzione
Controlli periodici
IDC effettuerà periodicamente dei controlli per verificare la sequenzialità e la completezza dei documenti lavorati, predisponendo pertanto un report delle attività effettuate
Ricerca e consultazione
Il portale di gestione documentale online (dell’Ente o di Indicom) viene alimentato per consentire la ricerca, consultazione, condivisione e download rapido delle immagini dei documenti
Conservazione a norma
Predisposizione DVD di back up ed eventuale conservazione digitale a norma dei documenti digitalizzati; in alternativa, è possibile conservare inoltre gli originali cartacei in depositi a norma in linea con le misure e gli standard di sicurezza richiesti
Quali categorie documentali digitalizzare?
(Alcuni esempi)
ufficio anagrafe
Cartellini d’identità
Ufficio stato civile
Indici dei Registri di Stato civile
(Nascita, Cittadinanza, Matrimonio, Morte)
Ufficio segreteria
Deliberazioni di giunta e Consiglio Comunale;
Determinazioni dirigenziali
Ufficio tecnico comunale
Pratiche di edilizia privata
Plus del servizio
Integrità
Strumenti, apparecchiature e tecnologie hardware e software all’avanguardia che garantiscono così l’integrità dei documenti cartacei da scansionare
Ricerca e consultazione
Ricerca e consultazione rapida dei documenti digitalizzati
Dinamiche personalizzabili
Possibilità di creare regole e classificazioni dinamiche personalizzabili in base alle esigenze dell’Ente
Struttura centralizzata
I documenti risiedono in una struttura centralizzata sicura e sono così accessibili da più stazioni di lavoro solo dagli utenti autorizzati
Quali sono i vantaggi?
Abbattimento dei costi di gestione
I tempi di ricerca e consultazione vengono abbattuti almeno del 80%, riducendo le tempistiche di attesa del cittadino.
Ricerca rapida
Il solo inserimento di nome, cognome e data di nascita permette di avviare una ricerca in archivi di oltre 100 anni restituendo conseguentemente tutta la documentazione relativa al soggetto cercato.
Miglioramento del servizio al cittadino
Abbattimento dei tempi di espletamento della pratica grazie all'acquisizione dei documenti direttamente allo sportello e la loro ricerca in tempo reale sul programma gestionale. Per questa ragione, niente più spostamento fisico dell'operatore per fare fotocopie o per ricercare i fascicoli cartacei.
Condivisione
Possibilità di rendere disponibili in via telematica i documenti ad altre pubbliche amministrazioni (Questura, Prefettura, Ambasciate, Consolati, etc) per l’espletamento in tal modo di altri procedimenti.