Approfondiamo nel nostro articolo le principali caratteristiche del ciclo passivo

Il ciclo passivo, identificato anche con l’espressione procure to pay, è un termine molto utilizzato nelle aziende al giorno d’oggi. Tuttavia, non sempre vi è molta chiarezza sulla sua esatta definizione.

Innanzitutto, possiamo affermare che il ciclo passivo abbraccia tutte le comunicazioni tra l’azienda ed i suoi fornitori. Tale processo, infatti, interessa tutte quelle attività che precedono la vendita di un bene o di un servizio, determinando quindi le effettive uscite per un’impresa. In altre parole, il ciclo passivo comprende tutto ciò che viene compreso, nei flussi aziendali, dall’ufficio acquisti sino al pagamento vero e proprio.

A differenza quindi del ciclo attivo, il procure to pay si riferisce pertanto a tutti quei documenti generati dal rapporto tra azienda, magazzino e fornitori. Ne fanno parte, ad esempio, i documenti di trasporto o gli ordini di acquisto.

Le principali criticità del ciclo passivo

Come è facile intuire, a causa della sua importanza e strategicità il processo del ciclo passivo presenta diverse criticità.

Un classico esempio lo riscontriamo nella gestione degli ordini, Documenti Di Trasporto (DDT) e fatture.

Essi costituiscono una fetta consistente di tutta la documentazione che ogni giorno transita all’interno di un’azienda. Per questo motivo, spesso si verificano discrepanze più o meno sostanziali tra tali documenti. Basti pensare, ad esempio, alle differenze tra merce ordinata e quella effettivamente consegnata. Oppure agli importi differenti tra fattura ed ordine e più in generale durante la delicata fase di presa in carico della documentazione.

Le risorse aziendali si trovano pertanto impegnate in un importante lavoro di riconciliazione. Si tratta di un processo dispendioso anche perché capita che lo stesso documento venga ricevuto su canali diversi (SdI o mail). Il rischio dietro l’angolo, in tale caso, è quello di contabilizzarlo più volte o gestire quello sbagliato.

Altro aspetto da non sottovalutare è la gestione dei picchi di lavoro a inizio mese, con quel che ne consegue in termini di allocazione delle risorse interne di un’impresa. Gli errori dovuti alla notevole mole di lavoro sono purtroppo un inconveniente spiacevole ma non così raro.

Senza dimenticare che le risorse vengono impegnate in quella che, a conti fatti, è un’attività a basso valore aggiunto e non in linea con il core business aziendale.

Altre criticità

Tra le altre criticità del ciclo passivo segnaliamo, in primo luogo, la gestione manuale e articolata dei flussi in ingresso. Ciò può comportare inevitabilmente errori, smarrimenti e anomalie durante tutte le fasi del processo. Da tutto questo ne può scaturire anche una difficile armonizzazione tra flussi analogici e flussi elettronici.

Non bisogna trascurare anche le tradizionali difficoltà nel monitoraggio del flusso. Tale ostacolo si riflette anche nel reperire una reportistica adeguata e completa, con tutto quello che ne consegue in termini di efficacia nella comunicazione con i fornitori.

Altro fattore critico è l’eccessivo tempo dedicato alla contabilizzazione delle fatture e alla gestione contabile dei dati. Tali attività a basso valore aggiunto impegnano risorse che, per la loro conoscenza dell’azienda, potrebbero svolgere mansioni più importanti e strategiche.

Infine, i costi fissi delle risorse, non adeguabili ai differenti carichi di lavoro che si presentano durante l’anno.

Come superare tutti questi ostacoli?

Indicom per il ciclo passivo

Grazie alla possibilità di ricevere e gestire ogni tipo di documento digitale e analogico, Indicom può fornire servizi in outsourcing di processi amministrativi. La nostra soluzione può infatti aiutare la tua azienda a sfruttare le opportunità del ciclo passivo e favorire la digitalizzazione dei processi interni.

Basti pensare, ad esempio, alla digitalizzazione delle fatture passive, che favorisce la gestione di tutti quei documenti che arrivano da canali eterogenei. Oppure la loro fruizione su una piattaforma documentale (ECM) dove gli utenti potranno navigare all’interno della pratica virtuale del relativo fornitore. Infine, la digitalizzazione per il procure to pay si concretizza anche attraverso il processo di conservazione digitale a norma.

Tornando al nostro esempio sulla riconciliazione ordini, DDT e fatture, tramite Indicom è possibile automatizzarne il processo. In primo luogo, grazie al controllo di coerenza tra le quantità e gli importi dei vari documenti provenienti da piattaforme sia nazionali che no. In secondo luogo, mediante la rilevazione e gestione di possibili anomalie e/o errori, con la possibilità infine di registrazione delle fatture senza ordine.

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