Il termine per la conservazione digitale dei documenti informatici fiscalmente rilevanti è legato alla scadenza per l’invio della dichiarazione dei redditi. Ecco come calcolarlo.

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Ogni realtà aziendale, e ancor di più il Responsabile della Conservazione incaricato, devono avere sempre chiaro quando scade il termine di conservazione digitale dei propri documenti fiscali. Conservare i documenti fiscali è infatti obbligatorio ma non è sempre facile comprenderne la scadenza.

I documenti fiscalmente rilevanti

Prima di approfondire le modalità di calcolo per la chiusura delle operazioni di conservazione vi proponiamo una lista, non esaustiva, di documenti “fiscalmente rilevanti” per i quali è obbligatoria la conservazione:

• Fatture attive e passive
• Libri e registri contabili (il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, …)
• Documenti di trasporto
• Note spese
• Bollette doganali
• Dichiarativi (dichiarazione dei redditi, dichiarazioni IVA, spesometro, ecc. )
• Ricevute fiscali
• […]

Il termine per la conservazione dei documenti fiscali

Qual è dunque il termine per la conservazione digitale dei documenti informatici fiscalmente rilevanti?

L’ultimo intervento dell’Agenzia delle Entrate è rappresentato dalla risposta fornita con la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.46/E del 2017 che specifica:

‟Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.

Il punto di partenza per calcolare a data ultima utile per la chiusura dei processi di conservazione digitale è quindi rappresentata dal termine ultimo utile per l’invio della Dichiarazione dei Redditi. A questo punto, quindi, la domanda è: quando va inviata la dichiarazione dei redditi?

L’invio della dichiarazione dei redditi

Fino al 31 maggio 2019 i termini erano i seguenti:

Chiusura anno fiscale + 9 mesi = invio dichiarazione dei redditi

Questa regola è stata modificata dall’entrata in vigore della Legge n. 58 del 28 giugno 2019, conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34, recante misure urgenti di crescita economica e per la risoluzione di specifiche situazioni di crisi. L’articolo 4-bis, comma 2, ha così modificato l’art. 2 del DPR 22 luglio 1998, n. 322:

b) al comma 2, le parole: «del nono mese» sono sostituite dalle seguenti: «dell’undicesimo mese».

Di conseguenza, i termini per l’invio della dichiarazione dei redditi passano da 9 a 11 mesi. Questa la nuova tabella:

Chiusura anno fiscale + 11 mesi = invio dichiarazione dei redditi

dichiarazione dei redditi + 3 mesi (art. 3 comma 3 del DM 17.06.2019) = chiusura conservazione

Per le aziende con anno fiscale coincidente con l’anno solare, la conservazione digitale dei documenti informatici fiscalmente rilevanti deve quindi essere chiusa entro il mese di febbraio del secondo anno successivo:

dichiarazione dei redditi anno fiscale 2018: invio entro il 30.11.2019 (compatibilmente con la caduta del termine in un giorno festivo)

chiusura conservazione entro 3 mesi = termine ultimo 28.02.2020

Il calcolo è decisamente semplice.

Cosa succede per le aziende il cui anno fiscale non coincide con l’anno solare?

Lo stesso non si può dire per tutte quelle aziende il cui l’anno fiscale NON coincide con l’anno solare. In questo caso, infatti, come precisa la Risoluzione 46/E sopra citata, i documenti rilevanti ai fini IVA andranno conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

“In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.”

Risoluzione 46/E del 10.04.2017 (pag. 9)

Per semplificare, consideriamo l’esempio riportato nella tabella qui sotto. Prendiamo come esempio il periodo che va dal 1° luglio 2019 al 30 giugno 2020.

– Ogni 30 maggio avremo l’invio di una dichiarazione dei redditi

– Ogni 30 agosto avremo la chiusura delle operazioni di conservazione

La Risoluzione chiarisce, dunque, che i documenti fiscalmente rilevanti devono essere conservati in modo omogeneo, per anno solare, ma il termine di scadenza si calcola a partire dalla data della prima dichiarazione dei redditi “successiva” all’anno solare oggetto di conservazione.

Applicando i nuovi termini all’esempio formulato nella Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, considerando il periodo di imposta 01.07.2019 – 30.06.2020, avremmo:

– Conservazione documenti rilevanti ai fini IVA dell’anno 2019: entro il 3° mese dal termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31.12.2019

– 1° invio DDR post 31.12.2019 = 30.05.2020

– Termine di conservazione anno solare 2019 = 30.08.2020

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