Ora che la fatturazione elettronica è obbligatoria, è fondamentale per le realtà italiane comprendere le opportunità e i vantaggi che questa potenzialmente comporta, soprattutto se inserita all’interno di un contesto più ampio, quello dei complessi processi aziendali.

Non è infatti una novità il fatto che la fatturazione elettronica rappresenti la chiave di accesso per aprire quella porta chiamata digitalizzazione, che non solo semplifica e migliora la gestione dei processi ma anche e soprattutto consente l’automazione completa del ciclo dell’ordine, sia lato attivo che passivo. Se n’era a lungo parlato nell’era pre – fatturazione elettronica, ed ora, che quest’ultima è divenuta obbligatoria, è giunto il momento di cogliere appieno questa opportunità.

La fattura elettronica come volano per la digitalizzazione del ciclo dell’ordine

Guardare alla fattura elettronica come un mero obbligo è miope. Il processo di fatturazione elettronica è certamente una fase fondamentale all’interno del ciclo dell’ordine, ma non è l’unica. Ecco perché le aziende e i professionisti più lungimiranti, consapevoli del fatto che la fattura elettronica rappresenti un ottimo punto di partenza per ottimizzare i processi amministrativi interni, si sono già attivati. Magari revisionando le fasi interne, in particolare quella di ricezione, di contabilizzazione e di conservazione delle fatture. Oppure adeguando e potenziando i processi informatici e formando il proprio personale.

L’archiviazione ottica

Per cogliere l’opportunità offerta dalla fatturazione elettronica, è infatti fondamentale adeguare i processi affinché tutti i documenti collegati alla fattura elettronica vengano ricevuti in un formato elaborabile dal sistema utilizzato, senza interventi in termini di attività manuali ma rendendo l’intero processo automatico.

Immaginate di poter ricevere ordini, DDT, fatture e pagamenti, in un unico formato, digitale ed elaborabile, e di poterli concentrare in unico luogo, il documentale. La riconciliazione dei documenti legati al ciclo dell’ordine sarà così molto più semplice perché li ritroverete tutti in uno stesso luogo.

Basta carta, basta errori, solo un unico spazio in cui ritrovare i propri documenti amministrativi digitalizzati così da poterli collegare velocemente e senza difficoltà. E’ la cosiddetta archiviazione ottica, un servizio senz’altro innovativo perché consente alle aziende di superare la gestione cartacea e le sue inefficienze accedendo a un sistema di gestione documentale online in cui ricercare, consultare, scaricare e condividere le immagini dei documenti in modo rapido, efficace e sicuro.

La riconciliazione automatica

Il vantaggio della digitalizzazione dei documenti può essere ancor più significativo con l’utilizzo intelligente del tracciato XML, che consente di popolare tutti i campi del file fattura in maniera dettagliata e di ottenere dati strutturati e codificati.

Con informazioni tanto più corrette e specifiche presenti in fattura, l’acquisizione dei dati nel proprio documentale sarà ancora più vantaggiosa. Basterà inserire nell’apposito campo del file fattura il numero d’ordine e il numero di bolla, per ricondurre in automatico gli ordini con i relativi documenti di trasporto e con le relative fatture elettroniche.

La riconciliazione diventa così automatica. I documenti i cui dati corrispondono verranno automaticamente registrati e quindi contabilizzati, mentre gli altri dovranno essere verificati al fine di superare l’anomalia.

Verso la digitalizzazione

A partire dalla fattura elettronica, insomma, è possibile collegare ogni fase del ciclo dell’ordine, dalla consegna al trasporto, dalla ricezione alla riconciliazione. Il tutto per una completa dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione dei processi che offrirà vantaggi e benefici non solo per l’azienda ma anche per i vostri fornitori e clienti.

È questo il vero vantaggio. Non solo il risparmio per l’eliminazione della carta, quanto soprattutto l’opportunità di dematerializzare i documenti connessi al ciclo dell’ordine e, al contempo, la possibilità di automatizzare i processi con concreti benefici in termini di:

• Recupero degli spazi fisici destinati all’archiviazione
• Maggiore sicurezza nella gestione dei documenti
• Riduzione del tempo per la ricerca, consultazione e condivisione dei documenti
• Miglioramento delle relazioni con Clienti, Fornitori e Partner
• Livelli di performance elevati e certi assicurati dagli SLA
• Efficienza operativa e migliore allocazione delle risorse
• Ottimizzazione dei processi interni

Con oltre 20 anni di esperienza, Indicom Group accompagna ogni giorno aziende e professionisti che hanno scelto di guardare al futuro. I servizi che offriamo di archiviazione ottica e di riconciliazione automatica rispondono proprio all’esigenza di digital transformation a cui oggi aspirano le aziende più innovative. Proprio come la tua.

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