Quali sono le principali caratteristiche della conservazione digitale dei libri sociali?
Le scritture e libri sociali obbligatori che devono, o possono, essere adottati dalle aziende si suddividono in due grandi famiglie. Da una parte troviamo le Scritture, disciplinate dall’articolo 2214 del Codice civile. A loro volta si suddividono in Scritture giuridiche (fatture, lettere, telegrammi, etc.) e Scritture contabili. Quest’ultime si dividono ulteriormente in nominate (Libro giornale, Libro Inventari) ed innominate (Libro mastro, Libro magazzino, Registri IVA, etc.).
Accanto alle Scritture troviamo i Libri sociali, disciplinati dall’articolo 2421 del Codice civile. Tra i Libri sociali obbligatori ricordiamo: il Libro dei soci, il Libro delle obbligazioni, Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e gli altri documenti disciplinati dal suddetto articolo.
Protagonista di questo nostro articolo sarà proprio la categoria dei Libri sociali e la loro possibile digitalizzazione.
Libri sociali: digitalizzazione e conservazione
Per mettere in piedi un processo di digitalizzazione dei Libri sociali bisogna fare riferimento ad alcune norme che ci guideranno lungo tutto il percorso. Esse impattano sulla formazione, la tenuta e la conservazione dei documenti.
Formazione: la formazione dei documenti informatici è disciplinata dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. I nostri documenti saranno formati secondo una delle quattro modalità indicate al cap. 2.1.1. delle LLGG e dovranno essere corredati o da una FEA o da una FEQ o da una FD a garanzia dei requisiti di autenticità, integrità, leggibilità.
Tenuta: è possibile tenere i nostri libri sociali in formato digitale? Assolutamente sì. A disciplinarlo è l’articolo 2215-bis, comma 1 del Codice civile che recita:
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
La corretta tenuta informatica dei Libri prevede, inoltre, in luogo della numerazione progressiva e della vidimazione (articolo 2215 Cc) l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale. Articolo 2215-bis comma 3:
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Conservazione: la conservazione digitale dei nostri Libri sociali formati e tenuti digitalmente è la logica conseguenza, nonché naturale conclusione, del processo di digitalizzazione dei documenti. Sia le LLGG, sia il Codice civile sottolineano come questa sia l’unica soluzione adottabile in tal senso. Articolo 2215-bis, comma 6:
Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.
A questo aggiungiamo anche l’articolo 39, comma 1, del CAD che recita:
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le ((Linee guida)).
I tempi della conservazione sono disciplinati dal DMEF 17 giugno 2014 articolo 3, comma 3. Ad esso bisogna legare la Risposta 46/E del 10 aprile 2017 che precisa i tempi della conservazione dei documenti informatici per i periodi d’imposta non coincidenti con l’anno solare.
Per quanto riguarda i Libri sociali gestiti in modalità cartacea, questi si possono scansionare e conservare digitalmente. Tuttavia, gli originali cartacei non possono essere distrutti in quanto provvisti di vidimazione e bollatura originale.
Conservazione digitale dei libri sociali e pagamento del bollo
I Libri sociali devono essere bollati secondo quanto previsto dall’articolo 2421 e 2215 del Codice civile.
L’art. 6 del DMEF del 17 giugno 2014 ha introdotto la modalità telematica per quanto riguarda il pagamento dell’imposta di bollo sui libri e registri tenuti in modalità informatica. Per i registri e libri tenuti su supporto informatico l’imposta di 16€ ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.
La nuova modalità telematica prevede un unico pagamento a consuntivo tramite F24 entro il quarto mese (120 giorni) dalla chiusura dell’esercizio fiscale.
