Analizziamo le principali domande arrivate durante il webinar IDC sulla conservazione libri e registri contabili

La conservazione libri e registri contabili è un argomento di particolare interesse, a maggior ragione dopo l’entrata in vigore del DL Semplificazioni.

Analizziamo di seguito le principali domande arrivate durante il nostro webinar su tale tematica.

• E’ possibile tenere salvati registri iva in pdf/A senza applicare la conservazione sostitutiva?

No. L’art. 7c. 4-quater del DL 357 del 10.06.1994 prevede la possibilità di non stampare e non conservare sostitutivamente esclusivamente i libri e i registri contabili detenuti all’interno del sistema di gestione contabile.

• Per gli esercizi a cavallo d’anno come mi comporto per il conteggio dell’imposta di bollo? Se l’esercizio chiude il 31.3 di ogni anno le 2.500 registrazioni le conto considerando l’anno solare? In caso contrario, l’imposta di bollo la pago dopo 120 giorni dal 31/3 e quindi a luglio?

L’art. 6 del DMEF del 17.06.2014 prevede che il pagamento dell’imposta di bollo avvenga entro il 4° mese dalla chiusura dell’esercizio. Nel caso indicato, quindi, il pagamento dovrà avvenire entro il 31.07. Non vi sono indicazioni in merito all’anno, se solare o fiscale. E’ plausibile che si intenda l’anno fiscale.

• Buongiorno, in caso di membri del CdA esteri? Debbono avere la firma digitale?

Qui ci si riferiva alla firma del Libro Inventari, meglio specificarlo. Il Libro Inventari deve essere sottoscritto dall’imprenditore, Titolare dell’impresa individuale o legale rappresentante della società. Per legale rappresentante deve intendersi qualsiasi soggetto avente deleghe di potere per firmare tale documento societario e che dovrà naturalmente essere conosciuto nelle anagrafiche dell’Agenzie delle Entrate.

• DEPOSITARIO SCRITTURE CONTABILI: Nell’anagrafica dell’azienda sul portale dell’Agenzia delle Entrate è giusto indicare il proprio Conservatore digitale (tipo IDC) nella sezione “Dati del depositario delle Scritture contabili”, oppure devo lasciare la sede sociale dell’azienda?

Deve essere indicata la sede aziendale o il consulente fiscale al quale è stata conferita apposita delega. Non deve mai essere indicato il conservatore, a meno che questo non coincida con il consulente fiscale delegato.

• Se ho optato per la conservazione sostitutiva digitale ma ho pagato le marche da bollo con f24 ogni 100 pagine anzichè 2500 registrazioni incorro in sanzioni? Intendevo conservazione sostitutiva su supporto informatico con firma digitale e versamento marca da bollo con f24 ogni 100 pagine.

Il DMEF del 17.06.2014 ha stabilito che, per i documenti informatici, l’imposta di bollo deve essere assolta, tramite F24, nella misura di 1 ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Si considera registro contabile informatico il documento prodotto in formato PDF sul quale vengano apposte una Firma Digitale e una Marca Temporale e che, successivamente, venga inviato in conservazione. Il calcolo ogni 100 pagine produce sicuramente un importo più elevato. Per eventuali sanzioni è consigliabile rivolgersi al proprio consulente fiscale.

• Il libro giornale come semplice PDF senza metadati va bene? E libro inventari come semplice PDF senza metadati va bene?

No. A qualsiasi documento informatico fiscalmente rilevante devono essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazione in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste (cfr. art. 3 c. 1 lett. b) del DMEF del 17.06.2014). In aggiunta a questi, a partire dal 01° gennaio 2022, ad ogni documento informatico giuridicamente rilevante devono essere associati i metadati obbligatori previsti dall’all. 5 delle LLGG AgID.

• Se ho tenuto documenti cartacei e paga con F24 il bollo va bene?

No. In presenza di scritture contabili cartacee la marca da bollo deve essere applicata fisicamente sul documento, antecedente la prima registrazione nella misura di una ogni 100 pagine. In alternativa, è possibile produrre il libro contabile in formato PDF, considerarlo come documento analogico e portarlo quindi in “conservazione sostituiva” ma il pagamento dell’imposta di bollo deve essere assolto tramite pagamento virtuale, con autorizzazione fornita dall’Agenzia delle Entrate e indicazione del numero di autorizzazione sul Libro Contabile. Il modello da utilizzare è l’F23 con codice tributo 458T.

• Il libro giornale come semplice PDF senza metadati andava bene fino al 2020, se messo in sostitutiva entro tre mesi dalla dichiarazione

No. Vedi risposta precedente

• Le marche da bollo acquistate in tabaccheria non sono più utilizzabili per il giornale cartaceo?

Sì