Approfondiamo nel nostro articolo la conservazione digitale a norma dei DDT
Abbiamo visto in un precedente articolo come la digitalizzazione dei documenti di trasporto si inscriva all’interno del più ampio contesto della digital transformation.
I DDT seguono la merce durante il trasporto. Al contempo, certificano il trasferimento dal venditore a chi ha comprato la merce. Si tratta quindi di un “attore protagonista” particolarmente presente nella vita quotidiana di un’impresa.
Una volta preso coscienza dell’importanza di digitalizzarli, quali sono le principali regole della conservazione digitale a norma dei DDT? Vediamole insieme.
Conservazione digitale a norma dei DDT: Il documento informatico
Partiamo dall’assunto che i DDT, una volta digitalizzati, devono essere considerati a tutti gli effetti un documento informatico. Come sappiamo, un documento informatico può essere nativo informatico o nativo analogico. La sua rappresentazione può avvenire sui diversi formati previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), D.lgs. 7 marzo 2005, n.82 definisce il documento informatico “[…] la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Formazione
Le Linee Guida descrivono le modalità di formazione del documento informatico:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui all’allegato 2;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Dal momento che i nostri DDT sono documenti informatici, dovranno essere formati secondo una della quattro modalità sopra descritte.
Ma come garantiamo i requisiti di immodificabilità e integrità del documento informatico richiesti dalla normativa? Lo vediamo nel paragrafo successivo.
Firma
Il processo di produzione del documento informatico deve garantire:
- autenticità dell’origine: collegamento univoco e certo al dipendente e all’azienda
- integrità del contenuto: completo e inalterato
- immodificabilità: forma e contenuto non possono essere alterati
- leggibilità: qualità dell’immagine e leggibilità del file
A ciò dobbiamo aggiungere che la natura dei nostri DDT non è solo quella di un “semplice” documento informatico, ma di un documento informatico fiscalmente rilevante. Al fine di produrre correttamente un documento fiscalmente rilevante, garantendo i requisiti richiesti dalla normativa stabiliti dal DMEF 17 giugno 2014, è necessario apporre una firma digitale al termine della produzione del documento informatico.
Conservazione digitale a norma dei DDT
Una volta formati e firmati, i nostri DDT sono pronti per essere sottoposti a un processo di conservazione a norma. Ma entro quando e per quanto tempo dovranno essere conservati?
L’art. 3 comma 3 del sopracitato DMEF 17 giugno 2014 stabilisce che:
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art 7 comma 4 ter, del decreto legge 10 giugno 1994 n 357 convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994 n 489 ovvero entro 3 mesi dal termine ultimo per l’invio della Dichiarazione dei Redditi
Ciò detto si traduce, per gli eventuali DDT, aventi anni fiscale 2022 nel caso di anno fiscale solare, come segue:
Al contrario, nei casi in cui fossimo di fronte a un anno fiscale non solare, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito, con la Risposta 46/E del 10.04.2017 i seguenti criteri di conservazione:
In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
Infine, dal momento che parliamo di documenti fiscalmente rilevanti, i DDT dovranno essere conservati per 10 anni.
