Scopriamo i ruoli e le responsabilità delle principali figure nel sistema di conservazione digitale

La conservazione digitale è un processo aziendale che garantisce la conservazione nel tempo dei documenti informatici, consentendo, se applicata seguendo le regole tecniche previste dalle Linee Guida, di distruggere l’originale cartaceo o di produrre direttamente il documento informatico. Conservare digitalmente è quindi, il completamento del processo di trasformazione digitale nelle aziende odierne.

All’interno del processo sono individuati 5 soggetti, ognuno dei quali ha incarichi e prerogative differenti.

1) Il titolare

In primis troviamo il titolare del documento oggetto di conservazione ,  Egli mantiene la responsabilità dei documenti e dei processi anche in caso di outsourcing, ed inoltre ha il compito di nominare il responsabile della conservazione.

2) Il produttore dei PDV

Il produttore dei PDV (pacchetti di versamento), è  una risorsa interna alla struttura organizzativa. Il suo compito è quello di creare il pacchetto di versamento ( l’insieme di dati  e oggetti che vengono inviati al sistema di conservazione), per poi trasmetterlo al sistema di conservazione. Esso, inoltre, ha la funzione di verificare il buon esito dell’operazione di trasferimento al sistema di conservazione. I pacchetti di versamento devono essere, infatti, conformi  alle condizioni previste dal manuale della conservazione e alle modalità e ai formati concordati con il conservatore.

3) L’utente abilitato

Troviamo poi l’utente abilitato, ossia una figura interna o esterna all’organizzazione, che ha la facoltà di richiedere al sistema di conservazione di poter fruire dei documenti, per quanto consentito dai limiti imposti alle sue credenziali. Tali limitazioni, che vincolano o meno l’utilizzo di determinati contenuti, vengono stabilite dall’organizzazione interessata.

4) Il responsabile della conservazione digitale

Il Responsabile della Conversazione è una figura obbligatoria e centrale nel processo di Conservazione. Tale ruolo può essere ricoperto da un soggetto esterno o interno all’organizzazione, (per le aziende private, nella PA deve essere interno) in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Egli ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di conservazione. Le mansioni svolte dal responsabile di conservazione sono molteplici. Esse spaziano dalla definizione delle politiche di conservazione e dei requisiti funzionali del sistema di conservazione, alla gestione del processo in toto. Ciò garantirà nel tempo la conformità alla normativa vigente. Tale figura si occupa inoltre, del monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione, tramite verifiche periodiche.

5) Il conservatore

Il responsabile della conservazione è l’unico soggetto che può delegare all’esterno l’esecuzione del servizio di conservazione. Egli mantiene su di sé in ogni caso le responsabilità previste dal suo ruolo. In questo caso entrerà in gioco la quinta ed ultima figura del processo: il conservatore. Esso dovrà garantire la conformità del processo ai requisiti di legge. Nell’affidamento in outsourcing è bene definire nelle specifiche di contratto, o nella documentazione tecnica di supporto, i ruoli del responsabile della conservazione, del Responsabile del Servizio di Conservazione (Conservatore). Inoltre bisogna delineare le attività delegate con le relative responsabilità.

A partire dal 1° gennaio 2022 la PA potrà affidare il servizio di conservazione a fornitori esterni che presentino i requisiti previsti dal regolamento AgID.

Conservazione digitale a norma: Il servizio di Indicom

Abbiamo visto, quindi, che Il processo di conservazione digitale a norma richiede competenze tecniche e normative specifiche, le quali richiedono un costante allineamento con la normativa e una formazione continua delle risorse coinvolte. Se svolto internamente implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse alle attività strategiche aziendali. Il servizio in outsourcing di Indicom e-Document Care, conservatore accreditato AgID dal 2016, comporta evidenti vantaggi in termini di risparmio, sicurezza e ottimizzazione di processi e risorse interne. Affidandosi al servizio di Indicom, sarà dunque possibile garantire nel tempo piena validità legale ai documenti informatici, usufruendo di risorse altamente specializzate e tecnologie all’avanguardia.