In tanti ne parlano ma pochi hanno le idee chiare: cos’è la fattura elettronica e come funziona? In vista dell’obbligo che entrerà in vigore per tutti a partire dal 1° gennaio 2019, cerchiamo di comprendere gli aspetti peculiari che contraddistinguono il processo di fatturazione elettronica. 

Cos’è la fattura elettronica: definizione

Cos’è la fattura elettronica? Partiamo dal principio. La fattura elettronica è un documento informatico prodotto in formato strutturato utilizzando il tracciato XML[1] (eXtensible Mark-up Language) messo a disposizione da Sogei, la società di Information and Communication Technology del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Questo documento informatico, compilato secondo le regole tecniche predisposte dall’Agenzia delle Entrate, viene inviato per via telematica al Sistema di Interscambio[2] tramite la piattaforma SdI che lo farà recapitare – come una sorta di postino virtuale – al rispettivo destinatario.

Ma la fattura elettronica, per essere considerata tale, deve anche possedere i requisiti AIL, acronimo utilizzato per indicare i principi di Autenticità, Integrità e Leggibilità[3]. Tali requisiti devono essere garantiti sin dalla formazione della fattura e per tutto il tempo di conservazione previsto per legge (ovvero 10 anni).

Con il termine “fatturazione elettronica” intendiamo quindi il processo – completamente digitale – di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture in formato elettronico.

Cos’è la fattura elettronica: i dati obbligatori della fattura elettronica

Posto che il file in formato XML è a tutti gli effetti una fattura, ne deriva che, dal punto di vista dei contenuti, le informazioni presenti nel file dovranno essere le stesse della fattura cartacea.

Il documento informatico dovrà quindi contenere, oltre ai dati necessari per la sua trasmissione al SdI, almeno i dati minimi obbligatori previsti dal Decreto del Presidente della Repubblica n° 633/1972, vale a dire:

• Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione (cedente/prestatore e cessionario/committente) e dell’eventuale rappresentante fiscale così come l’ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti (con i relativi dati fiscali);
• Data di emissione
• Numerazione progressiva che identifichi la fattura in modo univoco
• Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione
• Corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile
• Aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro
• Data di prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate (qualora si tratti di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi[4])
• Annotazione che la fattura è emessa per conto del cedente/prestatore, dal cessionario/committente ovvero da un terzo

A integrazione delle informazioni obbligatorie, è possibile inserire facoltativamente nel file anche ulteriori dati utili relativamente alla gestione del ciclo attivo e passivo.

Si noti che il documento così formato è l’unico avente rilevanza fiscale. In quanto tale, dovrà essere mantenuto in archivio e sottoposto obbligatoriamente ad un processo di conservazione digitale, come specificato dal Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 17 giugno 2014.

Cos’è la fattura elettronica tra privati?

Definito che cos’è la fattura elettronica, resta ora da precisare cosa si intende con “fatturazione elettronica tra privati”.

Per l’occasione, facciamo un piccolo excursus. Come qualcuno saprà, di fatturazione elettronica si parla già dal 2014. In quell’anno è stata introdotta l’obbligatorietà esclusivamente per i rapporti commerciali tra aziende private e Pubblica Amministrazione (il cosiddetto B2G, ovvero business to government). In altre parole, a partire dal 2014, tutti i soggetti privati che si rapportano con una PA devono obbligatoriamente trasmettere fatture elettroniche proprio in quel formato XML di cui precedentemente abbiamo parlato.

A partire dal 2017, si è introdotta la fatturazione elettronica anche tra soggetti privati. In primis in via facoltativa, successivamente – con la Legge n° 205/2017 (cd. Legge di Bilancio 2018) – in forma obbligatoria.

L’esigenza di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica nasce principalmente come risposta all’evasione fiscale, la più alta di tutti i paesi UE. Essa si accompagna anche all’obiettivo comune di accrescere le semplificazioni fiscali e disporre di dati più completi.

È quindi per effetto della suddetta Legge che è stato stabilito che dal 1° gennaio 2019[5] tutti i soggetti privati titolari di partita IVA (settore comunemente chiamato B2B, business to business) e tutti i clienti finali privi di partita IVA (B2C, business to consumer) saranno obbligati ad inviare e ricevere fatture in formato elettronico XML versione 1.2.

Al riguardo, poche sono le eccezioni contemplate: i soli esclusi dall’obbligo sono infatti i soggetti passivi rientranti nel “regime di vantaggio[6] e quelli che applicano il “regime forfetario[7]”.

Cos’è la fattura elettronica: come affrontare l’obbligo?

Esistono differenti soluzioni per affrontare al meglio la fatturazione elettronica.

Alcune proposte sono complete e comprensive dei servizi di emissione, firma, trasmissione e conservazione; offrono addirittura la possibilità di visualizzare le fatture – oltre che in formato XML – anche nel “vecchio” e più leggibile formato PDF.

Come la piattaforma Fattura Facile, una soluzione unica attraverso cui è possibile gestire la fatturazione elettronica per aziende, privati e pubblica amministrazione. Il tutto tramite un semplice portale online integrabile con il proprio gestionale ad un prezzo competitivo e trasparente. Il tutto senza la necessità di accreditare alcun canale al Sistema di Interscambio.

Offre la possibilità di scegliere se compilare le fatture direttamente tramite piattaforma web oppure importarle dal proprio ERP. Propone inoltre pacchetti su misura – a canone o a consumo – pensati per rispondere alle necessità di imprese e studi commercialisti.

Dal portale è possibile anche consultare i documenti. Fattura Facile infatti è un vero e proprio sistema di archiviazione documentale. In quanto tale consente di archiviare, ricercare e consultare con semplicità fatture elettroniche e notifiche in XML e PDF (sia in versione Sogei che versione semplificata).

La conservazione – infine – è sempre inclusa nel prezzo.

Per maggiori informazioni vai alla pagina dedicata al servizio di fatturazione elettronica di Fattura Facile.