La Pec si è ormai consolidata come strumento fondamentale all’interno delle aziende. Ma quali sono i punti critici e quali le opportunità da cogliere?
Introdotta una quindicina di anni or sono, la PEC (Posta Elettronica Certificata) in breve tempo ha assunto un ruolo preminente tanto per le aziende quanto per i privati.
Essa permette infatti, come stabilito dal DPR dell’11/2/2005 n.68, di inviare e-mail dal valore legale equivalente ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Si tratta quindi dell’alternativa semplice e digitalizzata ai tradizionali metodi di invio a mezzo posta. Di essi mantiene lo stesso valore legale pur avendo costi inferiori. Inoltre, la PEC non solo certifica la trasmissione e l’avvenuta consegna di un messaggio ma garantisce anche l’integrità del contenuto.
Tutti i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese devono obbligatoriamente possedere una casella di posta elettronica certificata tramite la quale effettuare gli scambi documentali.
Le criticità della gestione interna
La gestione interna delle PEC si è scontrata negli anni con una serie di esigenze da parte delle aziende. Esse ne hanno evidenziato alcuni punti critici da non sottovalutare.
Uno dei tasti dolenti più ricorrenti è la capacità delle caselle che i provider abilitati forniscono. Troppo spesso, infatti, ad una mole non indifferente di email gestite da un’azienda non corrisponde uno spazio adeguato per la loro fruizione ed archiviazione. Le conseguenze, in termini di operatività, sono molteplici. Basti pensare alla velocità con cui si riempiono le caselle, costringendo le risorse a svuotarle con il rischio di perdere i messaggi. O l’impossibilità di accedere all’archivio in linea di tutte le PEC, con le perdite di tempo a quel punto inevitabili per andare a recuperare comunicazioni meno recenti.
Altro tema delicato, e non potrebbe essere altrimenti, è la sicurezza. Senza un apposito strumento gestionale non si possono tracciare in maniera efficace gli accessi alla casella di posta. Né, tantomeno, le operazioni che sono state effettuate dai dipendenti di un’azienda. Senza contare, inoltre, l’impossibilità di personalizzare gli accessi con eventuali limitazioni per determinati utenti.
L’assenza di una gestione centralizzata delle PEC, che permetta di operare in maniera simultanea su molteplici caselle da un’unica piattaforma, rispecchia ulteriormente tali criticità. Senza di essa per le risorse diventa meno lineare e più difficoltosa la ricerca e consultazione di messaggi che, magari, si possono trovare anche in caselle di provider differenti.
La conservazione digitale a norma
Infine, in quanto documento informatico, i messaggi di posta elettronica certificata devono obbligatoriamente passare attraverso la conservazione digitale a norma. La normativa vigente, nello specifico gli articoli 2214 e 2220 del Codice civile, stabilisce infatti che la corrispondenza aziendale deve essere conservata per 10 anni. Inoltre, l’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale afferma che i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge, sono conservati “in modo permanente con modalità digitali”.
I provider sono tenuti a conservare le PEC per un massimo di 30 mesi. Se consideriamo inoltre che le aziende troppo spesso si affidano a metodi di archiviazione non conformi con la normativa citata (ad esempio cartacei o su cartelle nel proprio pc), diventa fondamentale affidarsi ad un fornitore che permetta di implementare un sistema di conservazione a norma.
La gestione delle PEC con Indicom
Il contesto odierno è sempre più avviato sia verso la completa digitalizzazione dei processi sia verso forme di lavoro più agili. Diventa quindi sempre più importante per le aziende potersi dotare di un partner in grado di garantire un servizio completo, affidabile ed efficiente. Un servizio, inoltre, che vada dall’archiviazione dei messaggi sino alla conservazione digitale a norma degli stessi.
Indicom fornisce alle aziende una soluzione di gestione di messaggi PEC che consente di centralizzare, organizzare e archiviare le mail provenienti da diverse caselle di posta elettronica. La nostra proposta permette di automatizzare sia le regole di archiviazione e/o cancellazione sia le operazioni di versamento dei messaggi in un sistema di conservazione digitale a norma.
Grazie ad Indicom tutti i messaggi inviati e ricevuti secondo logiche applicative predefinite saranno quindi disponibili in un unico archivio. In questo modo verrà favorita non solo la centralizzazione di tutte le caselle ma anche una migliore operatività delle risorse.
Quali sono i vantaggi?
La soluzione di Indicom presenta inoltre diverse caratteristiche che permettono di sfruttare appieno tutte le opportunità. Dal Portale Indicom il Cliente può ad esempio gestire diversi account simultaneamente, usufruendo di tutte le funzionalità e tracciando le operazioni di utenti che accedono al medesimo account. Oppure ricorrere alle funzioni avanzate di ricerca e consultazione dei messaggi archiviati con un conseguente risparmio di tempo per le proprie risorse.
Grazie inoltre allo stato di Conservatore Accreditato AgID ottenuto da Indicom, il servizio garantisce la conservazione digitale a norma dei messaggi PEC nel pieno rispetto della regolamentazione vigente. Indicom si occuperà del trasferimento delle PEC nel sistema di conservazione generando un pacchetto di versamento nelle modalità e nel formato previsti dal manuale della conservazione e nel pieno rispetto dei requisiti previsti dalla Legge per tale tipologia di documenti informatici.
Le e-mail che sono state versate nel sistema di conservazione possono essere cancellate dall’archivio. In questo modo è possibile liberare la memoria del sistema e superare così i noti limiti di capacità delle caselle.
